Podmínky zpracování osobních údajů a ochrany soukromí
Všechny osoby, které navštíví nebo mají v úmyslu užívat Internetové stránky dostupné na adrese www.flatzone.cz (společně dále jen „Internetové stránky“), zejména uživatelé, kteří mají zájem o registraci a vedení osobního profilu, zasílání obchodních sdělení, či o jakýkoliv jiný nákup uskutečňovaný prostřednictvím Internetových stránek, a to včetně zástupců a kontaktních nebo jiných osob na straně uživatele, berou na vědomí níže uvedené podmínky zpracování osobních údajů, které byly přijaty v souladu s příslušnými právními předpisy, zejména nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o voleném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES, obecné nařízení o ochraně osobních údajů.
1. Kdo je správcem osobních údajů?
1.1. Správcem osobních údajů je společnost FLAT ZONE s.r.o., IČO: 06682634, se sídlem Praha 5 - Stodůlky, Explora Business Center, Bucharova 2641/14, PSČ 158 00, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 285258 (dále jen „Správce“).
2. Za jakým účelem osobní údaje zpracováváme?
2.1. V souvislosti s provozem Internetových stránek zpracováváme vybrané osobní údaje fyzických osob, jakož i zástupců, kontaktních nebo jiných osob na straně uživatelů, kteří jsou právnickými osobami (společně dále jen „dotčené osoby“), a to i bez souhlasu těchto osob pro účely:
- registrace a vedení osobních profilů, a to na základě nezbytnosti pro uzavření a plnění odpovídající smlouvy s vámi;
- jednání o uzavření smlouvy, přípravy smluvní dokumentace, a plnění smlouvy, zejména o dodání digitálního obsahu či zprostředkovávaných rezervačních smluv, včetně ověření totožnosti vás jakožto klienta (KYC a BankID), a to na základě nezbytnosti pro uzavření a/nebo plnění takové smlouvy;
- provádění ověření a dalších činností z pohledu AML (podle zákona o předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu), a to na základě naší zákonné povinnosti podle citovaného zákona;
- zkvalitňování poskytovaných služeb především prováděním anket, dotazníkových šetření a analýz a jejich vyhodnocováním, a to na základě našeho oprávněného zájmu na zjišťování zákaznické zpětné vazby a rozvoji vlastních služeb,
- reklamní a marketingové činnosti za účelem nabídky vlastních výrobků a služeb zahrnující zasílání novinek, informací, nabídek a obchodních sdělení, a to i prostřednictvím e-mailů, jakož i dalších elektronických prostředků, a to na základě našeho oprávněného zájmu spočívajícího v propagaci vlastní činnosti,
- zasílání personalizovaných reklam a nabídek, a to na základě vašeho souhlasu,
- spolupráce s affiliate partnery, a to jak v roli doporučujícího subjektu, tak v roli příjemce zákazníků přes doporučení, a to na základě našich oprávněných zájmů na propagaci našich služeb prostřednictvím affiliate partnerů, doporučování našich obchodních partnerů v oblasti souvisejících služeb, a také na evidenci provedených konverzí mj. i za účelem vybírání a vyplácení provizí,
- ochrana majetku, uplatňování nároků a vymáhání pohledávek, a to na základě našeho oprávněného zájmu na výše uvedeném,
- nezbytná komunikace s dotčenými osobami v rámci provádění zákaznického servisu, a to na základě našeho oprávněného zájmu na poskytování vysoké úrovně našich služeb.
2.2. Tím není dotčeno naše právo zpracovávat osobní údaje rovněž pro jiné účely, pokud nám k tomu bude svědčit odpovídající právní základ. Právním základem pro zpracování osobních údajů je zejména nezbytnost zpracování pro splnění našich právních povinností (ať už na základě zákona nebo smlouvy) či třetích stran (na základě smlouvy s námi). V některých případech (zejména pro obchodní účely a zpracování po skončení smlouvy) bude docházet ke zpracování osobních údajů též s odkazem na naše oprávněné zájmy či třetích stran či na základě souhlasu. Některé z těchto právních základů se přitom překrývají a zároveň může existovat více právních základů, které nás opravňují ke zpracování osobních údajů.
3. Jaké osobní údaje zpracováváme?
3.1. Osobní údaje zpracováváme za stanovenými účely v rozsahu zahrnujícím zejména následujících kategorií a údaje:
- Identifikační údaje – osobní údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci (zejména jméno, příjmení, titul, název, IČO, DIČ, zápis v obchodním rejstříku a jiné obdobné informace);
- Kontaktní a komunikační údaje – osobní údaje umožňující kontakt a vzájemnou interakci (zejména jméno a příjmení, adresa – ulice, číslo popisné a evidenční, město, obec, PSČ, země, telefonní číslo, e-mailová adresa, webová stránka, záznamy o komunikaci a jiné obdobné informace);
- Popisné údaje – údaje vztahující se k plnění zákonných a smluvních povinností zejména o registraci a vedení osobního profilu a plnění smlouvy o dodání digitálního obsahu a údaje vztahující se k vyhledávání nemovitostí a preferencím (zejména údaje o nemovitostech, oblastech zájmu, cenách, analýzách, vývoji trhu, nabídkám, dostupnosti, důležitým oznámením, objednávkám apod.);
- Technické údaje – osobní údaje týkající se elektronické komunikace a užití webových stránek, informačních systémů a databází (zejména uživatelské a přihlašovací jméno a heslo, IP a URL adresa, typ prohlížeče a operačního systému, přihlašovacích zařízeních, lokace, zobrazování položek umístněných na webových stránkách, profilování, metadata, cookies, identifikace subjektů porušujících a zneužívajících služby, kybernetické hrozby včetně detekce spamů a malware a jiné obdobné informace);
- Fakturační, platební a finanční údaje – údaje sloužící pro vyúčtování a vedení účetnictví (zejména fakturační údaje včetně bankovního spojení, údaje o platební kartě, účetní doklady, údaje o platebních metodách a platbách, závazcích a pohledávkách, informace o cenách, promokódech, bonitě a jiné obdobné informace);
- Jiné údaje – další osobní údaje sdělené subjektem údajů.
4. Jak osobní údaje získáváme?
4.1. Osobní údaje získáváme zejména od dotčených osob v rámci registrace a vedení osobních profilů, v rámci jednání o uzavření smlouvy a plnění smlouvy, v rámci žádostí o zasílání obchodních sdělení a od třetích osob oprávněných nakládat s osobními údaji a nám je předat, dále z veřejně dostupných zdrojů a z veřejných rejstříků, registrů a seznamů, jakož i z vlastní obchodní činnosti a při plnění smluvních povinností. Uživatel, který nám poskytne osobní údaje fyzických osob na své straně, je povinen vůči těmto osobám zajistit plnění informační povinnosti o zpracování osobních údajů v rozsahu odpovídajícím těmto podmínkám.
4.2. Poskytnutí osobních údajů je především smluvním požadavkem, a tedy nezbytným předpokladem pro realizaci účelů, pro které jsou osobní údaje poskytovány. Dochází-li ke zpracování osobních údajů na základě souhlasu, je poskytnutí osobních údajů dobrovolné; dotčená osoba má přitom právo svůj souhlas odvolat, a to písemným či elektronickým sdělením, která nám adresuje; tím není dotčena zákonnost zpracování před odvoláním souhlasu. V případě zpracování osobních údajů pro účely ochrany práv a právem chráněný zájmů Správce a jiných osob, je dotčená osoba oprávněna vznést námitku proti zpracování osobních údajů.
5. Jak dlouho osobní údaje zpracováváme?
5.1. Doba zpracování osobních údajů se liší v závislosti na účelu, pro který jsou osobní údaje zpracovávány.
5.2. V případě zpracování osobních údajů na základě souhlasu odpovídá době do odvolání souhlasu a v ostatních případech době nezbytné pro realizaci stanoveného účelu a stanovené archivační době. V případě nákupu budou osobní údaje zpracovávány 5 let od uzavření příslušné smlouvy a v případě, že se jedná o registrovaného uživatele, po dobu, po kterou je pro registrovaného uživatele vedena registrace a osobní profil a 3 roky po zrušení registrace; není-li v uvedených případech stanovena právními předpisy delší archivační doba nebo nevyžadují-li to naše oprávněné zájmy (např. uplatňování našich nároků).
6. Jak osobní údaje zpracováváme a jak je zabezpečujeme?
6.1. Osobní údaje zpracováváme jak automaticky, tak i manuálně.
6.2. Při zpracování osobních údajů dbáme na dodržování důvěrnosti a zabezpečení dle odpovídajících standardů, které zajišťují ochranu před neoprávněným nebo nahodilým přístupem nebo přenosem, před jejich změnou, ztrátou nebo zničením, jakož i před možným zneužitím. Rovněž dbáme na ochranu práv dotčených osob zaručující soulad zabezpečení osobních údajů s příslušnými právními předpisy a s těmito podmínkami.
6.3. Nepřebíráme však odpovědnost za obsah, zabezpečení ani praktické uplatňování ochrany soukromí na jiných webových stránkách, na které na Internetových stránkách odkazujeme.
7. Komu osobní údaje poskytujeme?
7.1. Zpracování osobních údajů provádíme sami, anebo za tím účelem můžeme pověřit třetí osobu v souladu s příslušnými právními předpisy.
7.2. Osobní údaje poskytujeme třetím stranám pouze v odůvodněných případech. Příjemci osobních údajů v roli zpracovatelů mohou být poskytovatelé IT infrastruktury či technických služeb, včetně softwaru pro generování dokumentů. Příjemci těchto osobních údajů v roli správců budou zpravidla naši smluvní partneři, např. affiliate partneři, realitní zprostředkovatelé, se kterými uzavíráte smlouvy o realitním zprostředkování, poskytovatelé platebních služeb, které potřebujeme k plnění smluvních povinností. Osobní údaje můžeme poskytnout také subjektům určeným na ochranu práv naší společnosti nebo jiným subjektům, pokud nám to ukládají právní předpisy, popř. na základě smlouvy. Na základě našeho oprávněného zájmu na předání osobních údajů v rámci skupiny podniků pro vnitřní administrativní účely můžeme sdílet data obsahující vaše osobní údaje s dalšími společnostmi ve skupině.
7.3. Pokud jde o (a) naši spolupráci s affiliate partnery
podílející se na doporučování našich služeb a (b) naši
spolupráci s realitními partnery (zejména developery)
během uzavírání rezervační smlouvy s vámi, tak ve vztahu k
takovému zpracování osobních údajů vystupujeme jako
společní správci my a náš partner – tedy příslušný
affiliate partner, od kterého či ke kterému přicházíte
(zde v rámci účelu vypořádání provize), respektive
příslušný realitní partner, se kterým uzavíráte rezervační
smlouvu na nemovitost (zde v rámci účelů AML ověření,
přípravy smluvní dokumentace a též vypořádání provizí). Je
tomu tak z důvodu, že zpracování Vašich osobních údajů za
těmito účely je našim společným cílem.
Naším affiliate partnerem podle odstavce 7.3 písm. (a) je
např. společnost Dataligence s.r.o., IČO 24160130, se
sídlem Bucharova 2641/14, Stodůlky, 158 00 Praha 5.
Společným správcem podle odstavce 7.3 písm. (b) je pak
vždy příslušný partner, který je třetí stranou rezervační
smlouvy, kterou uzavíráme v rámci portálu FlatZone.
7.4. Jako společní správci jsme uzavřeli s provozovateli dohodu o rozdělení našich odpovědností spojených se zpracováním jakož i o spolupráci na vyřizování Vašich podnětů a požadavků spojených s tímto zpracováním. Platí, že my i jednotliví partneři určujeme vlastní právní základy pro zpracování a odpovídáme za zpracování v rozsahu, ve kterém se odehrává na jednotlivých stranách, a to včetně zabezpečení. Vy nicméně můžete uplatňovat svá práva plynoucí ze společného zpracování u kteréhokoli ze zapojených správců – nás, nebo našich partnerů.
8. Jaká jsou vaše práva?
8.1. V případě, že dotčená osoba zjistí nebo se domnívá, že provádíme zpracování osobních údajů v rozporu s právními předpisy, zejména jsou-li zpracovávané osobní údaje nepřesné nebo pominuly-li důvody pro jejich zpracování, může od nás požadovat vysvětlení nebo požadovat, abychom odstranili takto vzniklý stav, zejména může požadovat provedení opravy nebo doplnění svých osobních údajů.
8.2. Za podmínek stanovených právními předpisy má dotčená osoba právo na přístup ke svým osobním údajům a na uplatnění práva na omezení zpracování osobních údajů, práva na přenositelnost údajů nebo práva na jejich výmaz.
8.3. Pokud jsou osobní údaje zpracovávány pro účely oprávněných zájmů, má dotčená osoba právo vznést námitku pro zpracování svých osobních údajů. V případě vznesení námitky nebudeme osobní údaje zpracovávat do doby, než prokážeme závažné důvody (i) pro zpracování, které převažují nad zájmy dotčené osoby nebo právy a svobodami, nebo (ii) pro určení, výkon a obhajobu právních nároků. V případě zpracování osobních údajů pro nabídku produktů a služeb zpracování osobních důvodů z tohoto titulu po vznesení námitky neprodleně ukončíme.
8.4. Pokud se domníváte, že došlo k porušení povinností stanovených právními předpisy na ochranu osobních důvodů, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Budeme nicméně velmi rádi, pokud se jakýkoli spor pokusíte vyřešit s námi.
9. Jak nás můžete kontaktovat?
V případě jakýchkoli dotazů týkajících se ochrany osobních údajů nebo v případě uplatňování svých práv nás můžete kontaktovat na info@flatzone.cz či prostřednictvím způsobů uvedených zde. V takovém případě poskytneme dotčené osobě požadované informace bez zbytečného odkladu.
10. Cookies
10.1. Cookie soubory jsou krátké textové soubory, které jsou ukládány prostřednictvím prohlížeče lokálně v počítači uživatele, pomocí něhož se obsah Internetových stránek zobrazuje.
10.2. Soubory cookies jsou Správcem užívány za účelem zajištění funkčnosti Internetových stránek a poskytování služeb, které jste si jako uživatel vyžádali, včetně zajištění přihlašování k uživatelskému účtu a ukládání preferencí (přičemž Cookies pro uvedené účely jsou technicky nezbytné), jakož i pro další účely, jako je vyhodnocování návštěvnosti Internetových stránek, a na základě toho i pro zkvalitňování poskytovaných služeb a optimalizaci marketingových aktivit včetně personalizace reklam (tyto Cookie budeme využívat jen na základě vašeho souhlasu).
10.3. Prostřednictvím souborů cookies Správce shromažďuje údaje zejména o chování uživatelů na Internetových stránkách.
10.4. Správce zpracovává shromážděné cookies soubory zejména prostřednictvím služby Google Analytics, vyvinuté a provozované společností Google Inc. se sídlem v USA; více informací naleznete zde. V rámci služby Google Analytics Správce využívá i související reklamní funkce poskytované Google, jako jsou přehledy zobrazení v reklamní síti Google, reportování anonymních dat či zobrazování reklam v obsahové síti na základě zhlédnutých produktů (tzv. remarketing), vč. služby Google AdWords sloužící k personalizaci reklamy. Personalizaci reklamy může uživatel Internetových stránek vypnout či upravit prostřednictvím svého účtu Google, a to pomocí odkazu dostupného zde.